Respon saya tersebut lebih kepada pertanyaan, mengapa hal yang sangat 'sepele' tersebut sampai harus dianjurkan secara level korporat. Bahkan pada akhirnya program tersebut menjadi salah satu program yang wajib ada, menjadi bagian, dan dibudayakan oleh Agent of Change (AoC). Meskipun kata 'sepele' seakan-akan berkonotasi negatif, tetapi saya punya penjelasan atas kata tersebut, sebagai bentuk pembelaan. Yaitu sesederhana ketidakpercayaan mengapa anjuran tersebut sampai harus 'ada', yang merupakan konsekuensi bahwa semangat rapat yang efisien dan efektif ternyata belum menjadi kesadaran bersama, apalagi di era yang menuntut kecepatan ini.
Lalu, mengapa saya menilai anjuran rapat satu jam adalah hal yang 'sepele'. Mungkin karena apa yang menjadi semangat program itu sudah saya terapkan selama ini. Saya bersyukur telah lama mendapatkan kesadaran bahwa rapat adalah waktu bagi peserta rapat dalam membuat dan menyepakati keputusan-keputusan, bukan tempat untuk melakukan brainstorming, yang mana kegiatan berpikir keras itulah yang menjadikan durasi rapat menjadi lama, lebih dari satu jam. Kesadaran ini merupakan sebuah kristal dari ribuan kali rapat yang saya ikuti sejak jaman SMA.
Keterlibatan dalam organisasi di waktu SMA dan masa kuliah serta saat berada di kampung (karang taruna dan remaja masjid), belum lagi kepanitiaan-kepanitiaan yang diikuti, menjadikan rapat, meeting, syuro, gumbul, atau istilah lainnya tentang "berkumpul bersama untuk membahas sesuatu", menjadi makanan sehari-hari. Setiap rapat selalu memberikan satu pelajaran berharga. Setiap pelajaran tersebut dijadikan kliping hingga menjadi buku panduan hidup. Buku panduan yang Alhamdulillah amat sangat relevan untuk dijadikan how-to dalam mengadakan rapat selama di dalam dunia profesional.
Akhirnya mengapa saya menjadi begitu 'pede' untuk membahasnya? Apa yang ditawarkan kepada para pembaca yang budiman? Tidak ada yang lebih dari sekadar hikmah. Seperti tagline blog ini, yang merupakan inti sari dari banyak kata-kata bijak. Bahwa hikmah ibarat barang hilang, yang sesiapa harus mengambilnya seketika itu juga. Hikmah juga adalah harta karun, yang harus dicari dan ditemukan. Sehingga, guna menyukseskan program rapat satu jam, berikut ini hal-hal yang harus dibiasakan untuk menjadi kesadaran kolektif. Dengan harapan produktivitas kita dapat meningkat.
Pra Meeting
Rapat itu tidak hanya terdiri dari satu kegiatan. Tidak hanya tentang rapat itu sendiri. Sebelum rapat harus ada persiapan. Setelah rapat harus ada tindak lanjut. Sehingga rapat dapat dibagi menjadi 3 bagian, yaitu pra-meeting, meeting, dan pasca-meeting.
Pemahaman ini sudah saya miliki sejak menjadi Direktur BPM (Badan Pelaksana Mentoring) saat mahasiswa. Bagaimana saya harus menyiapkan apa saja yang akan dibahas saat rapat. Hal ini karena rapat organisasi mahasiswa biasanya diadakan selepas jam kuliah, setelah ashar, sekitar pukul 4 sore, terkadang juga dilanjutkan setelah sholat maghrib. Sehingga, bagi staf-staf kami, yang sudah kuliah seharian, rapat menjadi hal yang sangat menjenuhkan dan membosankan. Maka dari itu, perlu adanya persiapan materi rapat: outline pembahasan, usulan, dan target tindak lanjut, untuk menjamin bahwa rapat tidak ngelantur, ngomong ngalur-ngidul.
Persiapan dilakukan juga semata-mata agar rapat tak banyak menghabiskan waktu untuk berpikir (brainstorming) hal tak perlu. Diskusi dan perdebatan langsung membahas substansi dari apa yang telah disiapkan. Kegiatan menyiapkan materi rapat juga dibiasakan kepada seluruh anggota BPM, sehingga rapat menjadi ajang memutuskan materi siapa yang akan digunakan dan ditindaklanjuti. Persiapan materi juga dapat mengantisipasi apabila staf-staf sudah begitu lelah sampai-sampai tak punya semangat untuk berpikir, sehingga bisa langsung menyetujui materi yang sudah saya siapkan. Rapat menjadi ajang untuk menyepakati bersama-sama, bukan sepihak.
Karena sudah menjadi kebiasaan saat mahasiswa dan berkomunitas di kampung, kegiatan mempersiapkan rapat akhirnya saya lakukan juga di dalam pekerjaan keprofesian. Tak hanya saat ini, ketika berada di kantor pusat, bahkan sejak awal saat pertama kali memimpin rapat dengan vendor, ketika masih ditempatkan di kantor Surabaya. Caranya yaitu membuat draf notulen rapat (NR), yang berisi hal-hal yang dibahas, pertanyaan yang perlu dikonfirmasi, dan informasi-informasi berkaitan tentang rapat tersebut. Syukurnya template draf NR yang digunakan juga masih sama sampai sekarang. Notulen rapat yang memuat kolom pembahasan, tindak lanjut, penanggung jawab, dan target waktu.
Momen yang lucu yaitu ketika beberapa kali saya mendapatkan sindiran "belum meeting koq sudah ada NR-nya". Malah menurut saya, draft NR itu harus sudah dibuat, sehingga ketika rapat selesai, NR sudah siap untuk didistribusikan, syukur-syukur sudah disahkan saat itu juga. Selain itu, NR yang sudah berisi poin-poin pembahasan rapat akan menjadi semacam guideline bagaimana rapat berjalan. Sehingga pembahasan tidak melebar ke topik lain di luar tujuan rapat. Rapat menjadi lebih efektif dan efisien, tepat sasaran.
Selain menyiapkan draf NR, hal yang saya biasakan untuk dilakukan sebelum memimpin sebuah rapat adalah membuat file presentasi, sebagai materi briefing. File presentasi disampaikan di awal, sebagai pembukaan rapat, yang memuat informasi-informasi penting, yang bertujuan untuk memberitahu peserta rapat, apa yang sebenarnya ingin dibahas, apa yang ingin dituju, mungkin kendala-kendala, latar belakang, dan usulan (target rapat). File presentasi juga berisi peran dari masing-masing peserta rapat. Intinya, file presentasi untuk menyamakan sudut padang, ruang pandang, volume pandang peserta rapat. Idealnya, file presentasi ini saya lampirkan saat mengirimkan undangan rapat ke para peserta, tetapi terkadang file baru selesai dibuat sebelum rapat dimulai.
Hal-hal di atas dilakukan apabila saya yang kebetulan mengundang dan memimpin rapat. Namun, jika hanya menjadi peserta. Biasanya yang dilakukan adalah menghubungi orang yang mengundang, guna menanyakan kira-kira apa yang akan dibahas, tujuan yang ingin dicapai, dan dokumen atau data yang perlu disiapkan. Semua persiapan guna menjamin proses rapat menjadi lebih hidup.
Setelah persiapan yang baik (well-prepared), kualitas rapat insya Allah menjadi meningkat. Sebab semua orang tahu apa yang benar-benar dibahas. Peran masing-masing juga semakin ada. Bagi siapa yang sepertinya tidak akan memberikan kontribusi kepada jalannya rapat, dapat undur diri dan mengerjakan hal-hal yang lebih penting. Bukankah ini bentuk rapat para profesional?
Entah mengapa saya masih ingat salah satu momen syuro (rapat) kerja kerohanian islam (rohis) dulu, saat salah seorang ketua departemen menyampaikan materi departemen yang ia pimpin. Apa yang disampaikan begitu progresif. Ketika saya dan ketua departemen lainnya menyampaikan materi rapat dengan struktur SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) untuk pemaparan analisa yang dibuat. Teman saya yang satu ini menyampaikan materinya menggunakan pendekatan kendala-solusi.
Pemaparan SWOT 'tidak' akan mendapatkan apapun sebagai hasil rapat, selain hanya merupakan penyampaian awal apa yang telah ditemukan (found). Padahal yang terpenting, setelah menemukan, adalah menyelesaikan permasalahan tersebut (solving). Maka dari itu, bagi saya yang semester 5 ketika memimpin BPM, dibuat sangat terkesan dengan pendekatan kendala (problem) dan solusi (solution). Pelajaran berharga tersebut tak lupa saya kliping di dalam memori. Dan ternyata di pekerjaan saat ini pun, framework yang digunakan saat rapat berorientasi kepada tindak lanjut (follow up) atas solusi pembahasan, yang terdiri apa tindak lanjutnya (what), siapa yang bertanggung jawab (who), dan kapan targetnya (when). Semua itu tertuang dalam notulen rapat.
Framework di atas tampak sangat baik dan rapi. Namun tidak akan berarti apapun bila proses rapat tidak berkualitas. Selain pentingnya mempersiapkan rapat, memastikan rapat berjalan dengan baik, juga menjadi tantangan tersendiri. Pemimpin rapat harus bisa mengarahkan pembahasan ke arah tujuan. Tak boleh membiarkan diskusi menjadi tidak produktif dan di luar agenda rapat. Salah satu pegangan bagi pemimpin rapat dalam mengampu ialah draf NR atau file presentasi yang sudah dibuat. Apabila tak ada, minimal sudah memiliki poin-poin yang akan dibahas, di buku catatan. Hal ini yang juga sering saya lakukan. Menyiapkan buku catatan untuk dicorat-coret, yang sebelumnya sudah berisi outline pembahasan.
Proses moderasi rapat yang sudah lama tidak saya lakukan, apalagi memasuki era online meeting adalah membuat mind-map. Ketika memimpin rapat BPM, salah satu inovasi yang saya lakukan ialah membuat catatan-catatan pembahasan rapat dengan mind-map yang ditulis di papan tulis. Setiap lingkaran/bulatan berisi poin-poin pembahasan, korelasi garis merupakan penanda rincian atau subtopik pembahasan. Mind-map ini sangat bermanfaat untuk melihat mana topik yang perlu didetailkan, mana item yang harus diperinci. Selain itu mind-map yang berbentuk gambar memudahkan pemahaman oleh peserta rapat. Inovasi-inovasi seperti itulah yang harus dipersiapkan oleh siapapun yang memimpin rapat. Khususnya setelah diterapkannya program rapat satu jam.
Pemahaman bahwa peran pemimpin rapat sangatlah penting, seyogianya menjadikan kita untuk terus melakukan improvement. Rapat hari ini harus lebih baik daripada rapat kemarin. Hal-hal dasar yang perlu dilakukan oleh pemimpin rapat, sebagai bare minimum, ialah: pertama, memulai rapat tepat waktu dan menginformasikan kepada peserta berapa lama waktu menunggu apabila kuorum belum tercapai (misalkan 5 menit). Memulai rapat tepat waktu walaupun belum banyak peserta yang hadir, sebenarnya adalah bentuk penghargaan bagi orang-orang yang datang tepat waktu. Tentu saja ini yang sudah saya biasakan ketika mengikuti rapat, baik di rohis maupun di himpunan mahasiswa (hima).
Saya ingat, untuk membudayakan rapat tepat waktu ini, ketua departemen (kadep) humas hima saya waktu itu memberlakukan jam mulai rapat yang unik. Biasanya rapat dimulai di jam-jam yang genap, misalkan pukul 15.00, 16.30, dan seterusnya. Tetapi, Mbak kadep saya ini selalu memberikan waktu rapat di undangan, dengan jam-jam yang tidak biasa, contohnya mulai rapat pada 15.16, 16.04, dan seterusnya. Yang mana jam mulai rapat itu biasanya disesuaikan dengan tanggal atau angka-angka tertentu. Tentu saja ini tidak lazim, tetapi merupakan suatu inovasi untuk perubahan yang lebih baik.
Kedua, hal yang harus dilakukan pemimpin rapat, ialah meminta pendapat semua peserta rapat. Memberikan kesempatan semua orang untuk dapat berbicara, menyampaikan gagasan atau pandangannya, merupakan inti dari rapat. Mengulang apa yang sudah saya tuliskan di atas, rapat merupakan ajang untuk menyepakati bersama-sama, bukan sepihak. Sehingga semua orang berhak berbicara. Pendekatan seorang pemimpin pun dengan telinga yang siap mendengarkan, tak hanya formalitas meminta saran, tetapi sudah siap untuk mendebat. Kekurangan dari manusia Indonesia adalah kita slalu mendengarkan untuk menjawab, bukan untuk memahami.
Ketiga, memastikan bahwa semua peserta rapat memahami goal dari pembahasan. Memang ini bagian tersulit dari peran seorang pemimpin rapat. Tapi kita harus mengingat bahwa suara moderator atau pemimpin rapat biasanya menjadi rujukan bagi semua yang ikut. Sehingga kita harus percaya diri, untuk dapat menyimpulkan, mengonfirmasi pemahaman peserta, dan mengomando jalannya rapat. Terlebih-lebih pula, saat ini 90% rapat dilakukan secara daring. Sumber suara hanya akan ada satu dalam satu waktu, tidak mungkin dua orang berbicara dalam waktu bersamaan.
Sekali lagi, sebab program rapat satu jam merupakan semangat bersama, kita harus bisa melakukan adaptasi dan berinovasi dalam rapat. Tak hanya inovasi terkait substansi pembahasan, tetapi juga pembaruan cara, proses, metode dalam rapat. Pasti akan muncul sebuah kesadaran bahwa rapat satu jam dapat menjadikan produktivitas meningkat. Sehingga semuanya akan mengusahakan yang terbaik. Tentu saja saat menulis ini, semua momen rapat bersama BPM muncul di kepala, apalagi saat itu saya menaruh perasaan kepada sang sekretaris direktur (sekdir). Akibatnya setiap rapat BPM selalu saya pimpin dengan berkharisma.
Pasca Meeting
Setelah mengetahui bahwa persiapan rapat itu baik, lalu proses menjalankannya juga harus teratur dan disiplin, hal ketiga yang tak kalah penting adalah pasca meeting. Apa yang harus dilakukan setelah mendapatkan hasil rapat. Bagaimana notulen rapat yang sudah disepakati dapat terlaksana sesuai rencana. Kebanyakan rapat tidak pernah berfokus pada tindak lanjut NR, sehingga rapat menjadi kering substansi. Buat apa rapat berjam-jam, kalau tidak dilakukan followup? Oleh sebab itu, peran pemimpin rapat tidak selesai setelah rapat diakhiri, pemimpin rapat harus berkoordinasi dengan para pemimpin fungsi dan pihak terkait guna melakukan monitoring hasil rapat.
Kalau saya pribadi, biasanya setelah mendapatkan NR, akan membuat to-do list yang lebih sederhana untuk dibagikan ke penanggungjawab masing-masing item NR, melalui pesan Whatsapp. Fitur WA saat ini sangat mendukung kerja profesional, to-do list hasil rapat dapat kita masukkan ke dalam deskripsi grup atau disematkan dengan fitur pinned. Monitoring berkala adalah kunci post meeting yang bagus.
Untuk rapat-rapat rutin, contohnya yang dilakukan di fungsi saya yang sekarang, yaitu rapat bulanan koordinator customer services. Setiap awal rapat selalu dibuka dengan pengecekan notulen rapat sebelumnya, diurut dari nomor satu, bagaimana update dari item NR tersebut. Mana yang sudah dilaksanakan dengan penuh, mana yang masih parsial, atau mana yang belum terlaksana sama sekali. Pembahasan NR sebelumnya terbukti menjadikan semua peserta rapat menjadi lebih awas dalam melakukan monitoring, karena tahu bahwa rapat selanjutnya pasti akan membahas pending item. Semua peserta rapat berasa tidak enak apabila terdapat item-item yang menjadi tugasnya, yang belum terlaksana.
Inti dari semua proses ini adalah pembiasaan, mungkin awalnya harus dipaksakan dan mendapatkan natural denial, tetapi lama-lama akan menjadi kesadaran dan malah menjadi syarat wajib bagi proses rapat yang akan diikuti.
Hakikat Rapat
Setelah memaparkan apa yang telah saya lakukan selama ini dalam mengagendakan rapat, bagi para pembaca yang budiman, mungkin ada yang berpikir, bahwa beberapa yang saya tuliskan, atau mungkin semuanya, adalah hal yang biasa-biasa saja, tak ada yang istimewa. Merupakan kegiatan yang juga biasa dilakukan oleh orang-orang. Ya, boleh saya, toh ide itu tidak pernah bisa diklaim oleh satu orang. Ide itu magis, ia bisa hinggap di banyak orang sekaligus. Apalagi mungkin ada beberapa item yang ternyata juga muncul di tutorial program rapat satu jam. Tentu saja itu hal yang mungkin saja terjadi. Karena memang rapat efektif dan efisien sepatutnya sudah menjadi kebiasaan semua orang profesional. Tanpa harus dipaksa untuk standardisasi terlebih dahulu.
Tetapi, bagaimanapun juga, terkadang durasi rapat yang lama bukan semata-mata sebab kurang efektif, melainkan karena memang kebersamaan saat rapat yang nyaman, fun, dan seru membuat rapat harus berlama-lama. Kapan lagi bisa bercanda bersama dengan orang-orang terkasih. Sehingga, hakikat rapat itu dinamis. Dan tergantung tujuan dari rapat yang dilakukan. Bisa cepat, bisa lama. Bisa seru, bisa membosankan. Bisa fleksibel, bisa kaku.
Semoga dengan adanya standardisasi waktu rapat yang satu jam ini, kita semua menjadi lebih banyak waktu luang untuk memikirkan diri sendiri, bukan bentuk egois, melainkan untuk muhasabah diri.
0 comments:
Posting Komentar