Accelerate Your Competence (AYC)

Bagaimana cara mengakselerasi kompetensi dan semangat kolaborasi di internal Fungsi? Pertanyaan itulah yang menjadi pekerjaan rumah tim Accelerate Your Competence (AYC) di awal kepengurusan. Yaitu di tahun 2022, tahun pertama kali tim Agent of Change (AoC) Fungsi dibentuk. Waktu itu AYC baru terdiri dari 5 orang --yakni Restu, Rizal, Welly, Sofi, dan saya. Selayaknya para newbie, kami masih harus belajar banyak hal. Belajar apa sebenarnya program budaya itu. Belajar bagaimana caranya menuntaskan 'amanah' itu.

Hingga akhirnya di penghujung tahun 2023, kami merasa sangat menikmati kebersamaan AYC. Kebersamaan dalam merealisasikan ide-ide. Kebersamaan yang menginspirasi penulisan esai yang Anda baca saat ini. Tulisan ini memuat kisah, perjalanan, lesson learned, hikmah, apapun yang berkaitan tentang program-program 'perubahan' yang sudah dikerjakan oleh kesepuluh anggota tim AYC (Dzikri, Evan, Filbert, Khanif, Rendy, Restu, Rizal, Sofi, Welly, dan saya).

Mbabat Alas di Tahun 2022

Di masa awal AYC, kami coba pahami apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh Fungsi (needs). Juga kendala apa yang selama ini dihadapi oleh pekerja & mitra kerja (problem). Keduanya harus yang berkaitan dengan nilai Kompeten dan Kolaboratif, bagian dari tata nilai AKHLAK, yang menjadi inti dari stream AYC. Analisa tersebut dijadikan bahan diskusi & brainstorming guna memperoleh daftar program inisiatif yang bisa dilaksanakan sampai akhir tahun 2022. 

Ketika itu kami menemukan kondisi masih adanya silo mentality di dalam internal Fungsi, juga belum adanya sebuah tools untuk memecah mentalitas tersebut, baik dalam hal pengetahuan/informasi maupun keterbukaan operasional. Sehingga hal tersebut menjadi root cause yang coba diselesaikan dengan 'gerakan bersama' yang digagas oleh AYC.

Berdasarkan hal di atas dan kondisi-kondisi lainnya, rapat tim AYC yang pertama kali diadakan pada bulan Juli 2022 itu pun berhasil menelurkan beberapa ide program. Saya harus membuka file-file lama untuk dapat menjelaskan detail program kala itu, sesuai dengan usulan awal, versi kesatu sebelum akhirnya terdapat banyak penyesuaian.

1. Booster

Sebuah program untuk membagikan ulang konten (broadcast tentang IT, materi sharing session, product update dari vendor, dan sebagainya) ke grup-grup WA Fungsi/Unit. Dilakukan minimal seminggu sekali dikoordinir oleh satu orang anggota AoC, dengan tugas memberi caption dan membagikan kontennya ke grup.

2. Compiler

Sebuah program dengan teknis: meminta ke setiap Fungsi di kantor pusat atau unit untuk membuat satu file materi tentang pekerjaan, teknologi terkini, risalah inovasi, atau yang lainnya. Materi-materi tersebut disimpan pada satu portal (e-learning/sharing folder) supaya dapat diakses pekerja IT yang lain. Setiap bulan terdapat 2 materi yang dibuat oleh Fungsi-fungsi secara bergantian.

3. Collaborator

Tujuannya ialah melakukan kolaborasi dan bekerja sama dengan stream AoC Fungsi yang lain (We Are IT Explorer dan 5-Star IT Rating), dengan komunitas digital perusahaan, atau dengan fungsi-fungsi IT lainnya untuk mengadakan workshop atau sharing session. Targetnya 2 bulan sekali diadakan event berbagi pengetahuan.

4. Sandbox

Mengadakan coaching dengan objektif membuat minimal satu project IT. Materi yang disampaikan pada program ini ialah hardskill/softskill, dengan pemateri (coach) berasal dari eksternal. Diadakan selama satu minggu dalam periode setahun.

5. Internship Cross Function

Sebuah program untuk memberi kesempatan bagi pekerja di internal Fungsi untuk dapat belajar (dalam bentuk intership) ke Fungsi lain. Program ini diadakan pertriwulanan.

Dari kelima usulan di atas, berdasarkan hasil diskusi dan musyawarah AYC, disepakati bahwa program yang diajukan ke manajemen adalah Collaborator dan Compiler. Kedua program inisiatif itu dipilih karena melihat resources kami yang hanya 5 orang, juga feasibility dari kemungkinan program akan dapat dijalankan (sampai tuntas).

Setelah sesi presentasi dan challenge session ke manajemen, terdapat perubahan untuk program Collaborator. Beliau menilai bahwa program tersebut tidak tampak dan terkesan kurang menunjukkan eksistensinya. Selain itu dibutuhkan sebuah program baru sebagai ciri khas Fungsi, yang belum ada di Fungsi lain. Diusulkanlah sebuah program sharing session tetapi dengan format yang santai sambil makan bersama. Sesi makan pun diusahakan menggunakan sistem potluck. Konsep yang disampaikan oleh manajemen itu menjadi masukan bagi tim AYC.

Hingga akhirnya ide program BOSS (Berbagi Obrolan Santai Fungsi) lahir. Sebuah program sharing knowledge yang dilakukan oleh pembicara internal atau eksternal kepada seluruh pekerja & mitra kerja Fungsi dengan tema IT maupun non IT, dengan ngobrol santai sambil makan siang. Program BOSS dan AoC Compiler (rebranding dari program Compiler) menjadi 2 program untuk dibahas pada AoC Summit tahun 2022 yang diadakan di Jakarta.

Seperti yang sudah disebutkan pada paragraf sebelumnya, BOSS merupakan kegiatan sharing session, diperlukan daftar usulan materi dan kira-kira siapa yang dapat membawakan materi tersebut. Serta, karena BOSS adalah sebuah event, maka harus ditentukan tanggal kegiatannya. Beberapa hal itulah yang menjadi pembahasan kami saat kegiatan AoC Summit 2022. Kurang lebih rencana AYC untuk kegiatan BOSS adalah sebagai berikut:

• BOSS 1 & 2 sudah dilaksanakan saat kegiatan AoC Summit dengan tema financial & interests (hobby);
• BOSS 3 diusulkan tanggal 14 September 2022 dengan pembahasan "Tips & Trick Continous Improvement Program (CIP)";
• BOSS 4 pada 12 Oktober 2022 dengan materi Public Speaking;
• BOSS 5 pada 16 November 2022, diajukan tema Finansial Independent Retire Early (FIRE);
• Lalu BOSS 6 direncanakan pada 6 Desember 2022 dengan topik "How to be a Good Coach".

Sedangkan untuk teknis AoC Compiler, diputuskan akan menggunakan portal knowledge management (KM) yang sudah ada. Tujuannya supaya pemakaian portal tersebut semakin meningkat. Saat AoC Summit, pembahasan mengenai AoC Compiler hanya berupa pembagian Fungsi kantor pusat dan unit region untuk mengisi materi bulan September sampai Desember. Dari Fungsi-fungsi yang sudah mengunggah materi di portal KM di tiap bulannya, akan dipilih satu materi untuk disampaikan saat kegiatan BOSS.

Kalau dilihat dari timeline BOSS yang sangat padat, harus ada sebulan sekali, ini tidak sesuai dengan 'rencana' AYC yang berjumlah 5 orang. Muncul kekhawatiran tidak akan maksimalnya program tersebut. Syukurlah setelah kegiatan AoC Summit, terdapat tambahan jumlah anggota Agent of Change, termasuk personal baru AYC. Saat itu kami ketambahan 3 orang, yaitu Evan, Sabar, dan Khanif. Sehingga anggota AYC menjadi 8 orang. Dengan masuknya 3 personel baru, dimulailah keseruan AYC.

Dalam pelaksanaan AoC di tahun 2022, kami memiliki sebuah guidance, pedoman, pegangan, yaitu project charter budaya. Di dalamnya berisi latar belakang, tujuan, daftar program, dan timeline. Sebisa mungkin semua stream harus menjalankan program-program sesuai waktu yang sudah ditentukan di dalam project charter. Apalagi itu adalah konsekuensi dari ide yang sudah ditelurkan dan dimatangkan saat kegiatan AoC Summit. Mau tidak mau, meskipun kegiatan AoC dinilai hanya sebatas 'ekstrakurikuler', kami semua harus berkomitmen untuk menyelesaikannya. Waktu itu kami belum memahami bahwa di akhir tahun akan dilakukan semacam penilaian berapa nilai AKHLAK Fungsi kami.

Di dalam AYC sendiri, terdapat sekurang-kurangnya 3 strategi untuk menyukseskan kegiatan BOSS dan AoC Compiler, apa yang kami sebut sebagai kegiatan mbabat alas, mencoba menemukan standarisasi dalam pelaksanannya, supaya di tahun berikutnya, bisa auto-pilot. Tiga strategi yang dimaksud yaitu,

Strategi Pertama, pembagian PIC (Person In Charge) untuk kegiatan BOSS. Karena AYC sudah berjumlah 8 orang dan BOSS tahun 2022 direncanakan berlangsung sebanyak 4 kali, maka masing-masing kegiatan BOSS diperlukan 2 orang PIC. PIC ini tentunya bukan panitia tunggal, melainkan lebih ke menentukan pembagian orang untuk masing-masing jobdesk (meskipun pada akhirnya, pembagian orang-orang yang bertugas itu-itu saja, tanpa ada perubahan berarti). Pembagian tugas inilah yang ternyata menjadikan BOSS lebih 'mature' sampai akhir tahun 2023.

Kalau tidak salah ingat, pembagian PIC untuk kegiatan BOSS 2022 sebagai berikut:

• BOSS 3: Sofia & saya;
• BOSS 4: Evan & Welly;
• BOSS 5: Sabar & Rizal;
• BOSS 6: Khanif & Restu.

Jika dilihat dari pembagian PIC di atas, dalam satu kali BOSS (selain seri 3) terdapat personel di kantor pusat dan unit region. Selain supaya pembagiannya adil, teman-teman di kantor pusat dan unit bisa saling berbagi gagasan dan aspirasi, dengan melihat kondisi di masing-masing lokasi kerja. Sebab kegiatan akan dilakukan secara hybrid meeting yang diikuti semua pekerja & mitra kerja unit kerja IT di seluruh Indonesia. Contoh aspirasi yang dimaksud adanya pembagian zona waktu, WIB, WITA, WIT, yang membuat kami harus menentukan kapan waktu yang pas dalam pelaksanaan BOSS.

Strategi Kedua, yang paling utama dan amat sangat membantu AYC menyukseskan kegiatan BOSS, adalah pembuatan petunjuk teknis (juknis) berupa file Ms Excel. Saat persiapan BOSS 3, kami menyadari bahwa kegiatan BOSS akan berulang tiap bulannya. Pasti. Maka dari itu, kami menganalisa kira-kira apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Mulai dari booking ruangan, multimedia, penentuan MC, dan lainnya. Kesemuanya merupakan to-do list wajib yang harus disiapkan dan kerjakan saat pelaksanaan BOSS, walhasil kami terpikirkan untuk membuat semacam daftar item to-do list beserta detail penjelasannya. Inilah juknis dari BOSS. Selain itu di dalamnya juga memuat waktu (kapan maksimal item itu harus selesai dikerjakan) dan PIC dari masing-masing item.

Juknis BOSS ini yang selalu menjadi pegangan AYC dalam menyiapkan program sharing session tersebut. Ketika meeting inisiasi ataupun "gerak otomatis", serta koordinasi di group chat selalu mengacu ke dalam pembagian tugas yang ada di dalam juknis. Juknis BOSS, walaupun keliatan sederhana, tapi menjadi aset berharga bagi AYC. 

Strategi Ketiga, membuat desain (khususnya desain poster) yang profesional. Profesional berarti bagus, sesuai tujuan desain, menerapkan teori-teori desain grafis, komposisi warna yang pas, tidak norak, dan yang paling penting sedap dipandang mata. Menjadi bagian dari gerakan anak muda, mengharuskan kami harus melakukan branding ala anak muda. Yaitu mendesain kebutuhan publikasi dengan apik. Mulai dari BOSS 3 sampai yang terakhir, BOSS 9, AYC mempercayakan bagian desain kepada saya. Saya pun akhirnya harus memikirkan dengan matang desain poster kegiatan itu. Riset dan belajar dari desain-desain yang ada di Pinterest menjadi hal yang wajib. Kalau bukan karena AYC, saya mungkin tidak akan pernah se-passionate itu dalam hal desain.

Selain ketiga strategi di atas, sebenarnya ada juga strategi yang lain, contohnya pembuatan formulir feedback kegiatan BOSS, pembuatan rekapitulasi materi AoC Compiler, dan banyak lagi. Mungkin akan saya coba jelaskan sembari menuliskan kisah-kisah AYC di paragraf-paragraf selanjutnya.

Lalu, apabila membahas pelaksanaan program BOSS dan AoC Compiler, 3 dari 4 kegiatan BOSS dapat berjalan sesuai timeline yang ditentukan. Karena satu dan lain hal, untuk BOSS 6 terpaksa harus diagendakan pada tahun 2023. Tetapi ini juga menjadi bukti bahwa meskipun berbeda tahun, AYC masih berkomitmen untuk menuntaskan amanah itu.

BOSS 3, kegiatan official pertama AYC, dengan judul "Jurus Ampuh CIP Mendunia" itu berjalan dengan cukup lancar. 'Cukup' maksudnya tidak benar-benar maksimal. Mungkin karena memang kami belum memiliki gambaran kondisi lapangan dan bagaimana sebaiknya kegiatan sharing session itu, belum lagi dilanjutkan dengan kegiatan makan siang bersama. 

Di bulan berikutnya, BOSS 4 berjudul "Cuap-Cuap Jadi Cuan". Kami mulai mengetahui 'pola' dari pelaksanaan BOSS. Momen yang saya ingat pada kegiatan ini ialah ramainya peserta offline yang hadir. Sangat berbeda saat BOSS 3. Jumlah peserta yang meningkat tersebut berasal dari publikasi yang lebih masif, branding topik yang dibahas --yang lebih menjual, juga kegiatan BOSS yang sudah menjadi bagian dari fungsi kami. Kuantitas tersebut menjadi sebuah tantangan, juga pelajaran berharga. Contohnya dalam hal penentuan berapa banyak makanan yang harus disiapkan.

Kegiatan BOSS terakhir di tahun 2022, yaitu BOSS 5. Setelah seri 3 dan 4 yang diisi oleh pemateri internal, kali ini kami berkesempatan untuk dapat mengundang pemateri dari luar, yaitu Greget Kalla Buana, seorang Islamic Finance Specialist. Tema yang beliau bahas adalah resesi tahun 2023, dan lengkapnya berjudul "Tetap Siaga, Tetap Cuan Di Bayang-Bayang Resesi 2023".

Semua pengalaman saat menjalankan program di tahun 2022 menjadi bekal tim AYC untuk berkreasi di tahun 2023. Pergantian tahun, selain mengharuskan kami untuk menyiapkan ide-ide, juga terdapat sedikit perubahan anggota. Salah seorang personel, yaitu Sabar, tidak lanjut AoC, alhasil dari member 2022 tersisa 7 orang. Menjelang tahun kepengurusan baru, AoC Fungsi kami melakukan penambahan jumlah AoC, untuk AYC sendiri mendapatkan 3 orang baru, yaitu Dzikri, Filbert, dan Rendy. Total anggota AYC pun menjadi 10 orang. Bekal kami menjadi lebih lengkap untuk menyambut semangat perubahan di tahun 2023. Tidak hanya keseruan, sama seperti di awal saya tulisan, tetapi juga kesenangan-kesenangan tercipta dengan tim yang baru.

Bersenang-senang di Tahun 2023: Inisiasi AKHLAK Day

Berbicara mengenai kegiatan AoC tahun 2023, Alhamdulillah AYC dapat melaksanakan semua program 100% sesuai timeline yang ada di dalam project charter. Plus, kami menginisiasi program AKHLAK Day pertama Fungsi. Bagaimana kisah pencapaian tersebut? Semuanya berawal dari ide. Memang, hal terpenting adalah idenya dari kami, sehingga kami benar-benar ingin supaya idenya terwujud. Dari kita, untuk kita (ngomong ama internal AYC). 

Sebelum masuk ke pembahasan pencapaian di tahun 2023. Ijinkanlah saya menceritakan kegiatan-kegiatan yang kami lalui terlebih dahulu. Di awal tahun 2023 kami harus melanjutkan pekerjaan rumah tahun 2022 yang tertunda, yaitu BOSS 6. Saat itu tema yang dibahas berbeda dengan apa yang kami rencanakan di awal, karena terdapat masukan dari VP (Vice President) kami, yang sekaligus menjadi pemateri kegiatan tersebut. Tema BOSS menjadi "Melek Analisa Keuangan Fundamental Ala Orang IT".

Kegiatan yang dilakukan tanggal 31 Januari 2023 itu menjadi refreshment dan pemantik api semangat tim AYC, untuk melanjutkan ke-AoC-an di tahun selanjutnya. Bermacam ide dan gagasan kami kumpulkan sebagai bekal untuk dibahas pada kegiatan AoC Summit 2023. Setidaknya ada 4 program kerja yang kami ajukan, yaitu:

1. BOSS+

Kesuksesan di tahun 2022 tentunya menjadikan BOSS kembali untuk diselenggarakan di tahun berikutnya. Tanda 'plus' sebagai penanda adanya peningkatan pada pelaksanaan BOSS, yang merupakan masukan dan evaluasi, seperti lebih sering mengundang pemateri eksternal dan memberikan dana konsumsi untuk semua unit region (tidak hanya di kantor pusat).

2. AoC Compiler

AoC Compiler juga dirasa harus diteruskan sebagai upaya untuk menumbuhkan semangat berbagi pengetahuan di internal Fungsi. Juga, seperti tujuan awal diadakannya program ini yaitu untuk meningkatkan penggunaan portal knowledge management yang sudah ada.

3. Cerdas Cermat

Sebuah program baru dengan format cerdas cermat yang bertujuan untuk meningkatkan kompetensi dan keilmuan pekerja dan mitra kerja Fungsi. Cerdas Cermat juga akan menjadi parameter penilaian pemahaman nilai-nilai AKHLAK. Materi yang menjadi soal cerdas cermat berkaitan tentang istilah ICT, sistem tata kelola, program budaya, dan informasi lainnya tentang Fungsi kami.

4. Coaching

Teknisnya, akan ada beberapa kelompok coaching yang dipandu oleh seorang coach. Masing-masing kelompok akan membahas tema yang berbeda. Kegiatan ini diadakan tiap tiga bulan sekali.

Keempat usulan program kami bawa ke lokasi AoC Summit. Kegiatan tahunan AoC itu, kali ini berbeda dengan tahun sebelumnya, karena diadakan di luar kota Jakarta, menjadi awal dari semua keakraban AYC. Kegiatan yang berlangsung selama 2 hari itu menjadi kesempatan kami dalam menggodok ide-ide yang ada. Brainstorming, diskusi, presentasi, semua itu ternyata menyenangkan. Pembahasan BOSS+, AoC Compiler, Cerdas Cermat, dan Coaching menjadi lebih intens karena personel yang membahas lebih banyak daripada tahun 2022. Juga kami sudah memiliki pengalaman dan evaluasi saat menjalankan program-program budaya di tahun sebelumnya.

AoC Summit 2023 itu pun mengerucutkan 2 program, yaitu BOSS+ dan Cerdas Cermat. Kami harus mengeliminasi program Coaching karena terlalu banyak program hanya akan membuat kami kewalahan. Sedangkan AoC Compiler dilebur ke dalam kegiatan BOSS+. Oh iya, Cerdas Cermat memiliki nama baru, berdasarkan usulan dari Mas Rendy, yaitu CCIT, Cerdas Cermat IT. Nama program yang kami gunakan hingga akhir. Sehingga, 2 program tersebut, yang merupakan ide yang berasal dari tim AYC, menjadi wajib untuk dituntaskan.

Kegiatan pertama AYC setelah AoC Summit, mempersiapkan CCIT, mulai dari penentuan tema desain, pengumpulan soal (kami sampai harus membuat bank soal), penentuan teknis dan timeline, juga mempersiapkan pendaftaran peserta. Masih segar dalam ingatan saya, pembahasan teknis CCIT dilakukan di ruang VP kosong yang bersebelahan dengan ruang VP kami. Mungkin itu adalah awal dari semua meeting offline yang membuat AYC menjadi lebih akrab. 

Setelah pembahasan teknis, kami melakukan technical meeting CCIT, yang walaupun dilakukan secara online, AYC pun tetap memilih berkumpul di satu ruangan meeting. Selanjutnya juga sama, saat babak penyisihan pertama, pembahasan soal, serta beberapa kali kumpul internal AYC juga dilakukan secara hybrid (karena masih ada 3 anggota tim yang di unit region).

Ada momen tak terlupakan saat pembahasan soal, kami harus mencari tempat atau ruang rapat secara sembunyi-sembunyi. Kami bahkan insecure sendiri, takut kalau soal yang kami bahas bocor, diketahui oleh peserta CCIT. Sebelum meeting kami memastikan suara kami tidak terdengar dari luar. Ini adalah wujud integritas dan keadilan. Supaya hanya kami yang mengetahui soal-soal yang digunakan saat cerdas cermat.

Di sela-sela waktu mengerjakan CCIT, kami juga harus melaksanakan kegiatan BOSS+. Karena ini adalah program lanjutan dari tahun 2022, kami sudah sedikit autopilot mengerjakannya. BOSS pertama yang dilakukan oleh 10 tim AYC ialah BOSS 7 dengan tema "Mastering Stress Intelligence". Pematerinya berasal dari eksternal, Monica Kumalasari, seorang gesture & micro expression specialist. Pembahasan kegiatan BOSS juga dilakukan secara hybrid, 7 orang tim AYC di kantor pusat lebih memilih untuk kumpul, setelah jam istirahat, daripada harus online.

Berkat frekuensi kumpul AYC yang lumayan sering, kami menjadi tidak segan lagi untuk saling bercanda, ngobrol ngalur ngidul. Efeknya, berkat keakraban yang terjalin itulah ide-ide baru bermunculan. Di luar branding atau gimmick dari program yang sudah direncanakan, kami menjadi memiliki banyak gagasan segar. Salah satunya ialah gagasan tentang AKHLAK Day.

Ide tentang AKHLAK Day tidak serta merta muncul, seperti yang kami laksanakan di bulan September 2023 yang lalu. Melainkan kumpulan dari usulan dan masukan dari banyak pihak, selain dari tim AYC sendiri, yang saling melengkapi pengeksekusian kegiatan tersebut. 

Rencana awal event budaya itu muncul ketika tim AYC berkumpul, berdiskusi bersama, mengevaluasi kegiatan babak penyisihan kedua CCIT yang baru saja dilaksanakan. Di ruang meeting 51B itu kami mulai membahas kegiatan final CCIT yang akan diadakan secara offline. Mulai dari lokasi kegiatan, waktu pelaksanaan, usulan publikasi (sampai akhirnya bisa menggaet media perusahaan), finalisasi teknis, sampai pada anggaran yang dibutuhkan. Pembahasan anggaran inilah yang ternyata menjadi tantangan tersendiri. Program yang awalnya hanya untuk menilai seberapa kompeten pekerja dan mitra kerja Fungsi, ternyata menjadi ajang untuk saling menunjukkan eksistensi antar Fungsi. Alias harus dipikirkan matang-matang pelaksanaannya. Sebab, semua orang di internal Fungsi membahas kegiatan baru AYC ini.

Setelah berdiskusi panjang, menakar kira-kira berapa kebutuhan anggaran pelaksanaan final CCIT, juga mencocokkan dengan budget yang telah disiapkan di awal saat AoC Summit, ternyata masih tidak sesuai kebutuhan. Maksudnya 'kebutuhan' di sini untuk mengakomodir kegiatan final versi maksimal. Berbagai ide bermunculan, beberapa di antaranya seperti mengundang vendor untuk menjadi sponsor kegiatan CCIT, mengadakan event di kantor yang lebih kecil, dan menggabungkan kegiatan final CCIT dengan BOSS 8, yang saat itu memang belum dilaksanakan, sehingga anggaran 2 event tersebut bisa saling disubsidi silang. Ide untuk penggabungan final CCIT dan BOSS itu tiba-tiba membuat kami semua bersemangat. Jadi, selain karena sekali gayung dua-tiga pulau terlampaui, event tersebut menjadi ajang untuk peningkatan nilai kompeten dan kolaboratif, core value AYC, yang belum pernah ada sebelumnya. Sehingga tercetuslah rencana kegiatan AYC (Accelerate Your Competence) Day.

Ide tentang AYC Day tersebut kami bawa ke berbagai forum, baik yang resmi (ketika forum Agent of Change Fungsi) maupun yang tidak resmi (obrolan di meja kerja). Sejak awal AYC tidak menutup diri akan masukan-masukan dari luar tim. Hal inilah yang menjadikan kami lebih matang dalam menelurkan ide AYC Day, termasuk kritikan atas gagasan mengundang pihak ketiga sebagai sponsor atau booth di kegiatan tersebut, juga usulan untuk membuat stan-stan kegiatan AoC lainnya, seperti Bye Fat Be Fit dan SHIFT.  

Nama "AKHLAK Day Fungsi" akhirnya kami gunakan saat presentasi ke manajemen. Gagasan untuk membuat sebuah event budaya, yang juga menjadi showcase untuk kegiatan dan program budaya AKHLAK Fungsi kami. Terlebih lagi supaya kegiatan final CCIT dan BOSS 8 dapat terlaksana dengan baik. Lalu setelah sesi presentasi selesai, selepas kami mengantongi izin dari managemen, kami langsung tancap gas untuk merealisasi ide AYC tersebut.

Mulai dari mencari event organizer, menyeleksi soal-soal untuk digunakan saat final, melakukan rekapitulasi skor babak penyisihan (untuk menentukan siapa 5 tim finalis CCIT), mencari pemateri BOSS plus pembawa acara, berkoordinasi dengan dewan juri dan stream AoC juga komunitas digital, dan persiapan-persiapan lainnya, yang kesemuanya kami lakukan dengan senang dan antusias. Tidak lupa juga saat membahas AKHLAK Day ini tim AYC kumpul di salah satu ruang meeting kantor.

Hingga akhirnya pada bulan September 2023 itu kami berhasil melaksanakan kegiatan AKHLAK Day pertama Fungsi kami. Sangat seru dan berkesan. Kira-kira formatnya seperti ini:

1. Opening Speech oleh VP, pembahasan terkait Cloud Computing dan IT Shifting Mindset;

2. BOSS 8, dengan tema "Digital Leadership: Human and AI Collaborations" oleh Panji Wasmana (National Technology Officer Microsoft Indonesia);

3. Game Cyber Security, oleh master of game Fungsi, yaitu Fahmi;

4. Final CCIT dengan 5 finalis (3 dari kantor pusat dan 2 dari unit region);

5. Doorprize di akhir acara.

Selain itu, kami juga membuat stan/booth yang mewakili masing-masing nilai budaya, yaitu:

• Amanah: Stream "We Are IT Explorer";
• Kompeten: Stream kami sendiri, yaitu "Accelerate Your Competence";
• Harmonis: Stream "5-Star IT Rating";
• Loyal: Survey kepuasan pelanggan;
• Adaptif: UMKM Fungsi kami;
• Kolaboratif: Komunitas digital perusahaan.

Salah satu strategi yang berkesan saat pelaksanaan AKHLAK Day, supaya semua peserta dapat berkunjung ke semua stan, yaitu dengan gamifikasi. Saat registrasi, setiap peserta akan mendapatkan satu kertas yang bertuliskan "Saya ___ (diisi nama sendiri), berkomitmen untuk menerapkan:" dengan 6 kotak di bawahnya. Kotak-kotak inilah yang berisi misi AKHLAK Day. Semua peserta harus mengumpulkan stiker huruf yang menjadi pelengkap kata "AKHLAK" dari 6 stan yang ada. Setelah stiker lengkap, peserta berhak untuk mengikuti undian di akhir acara.

 

Meskipun ada peran rekan-rekan AoC yang lain, seperti dalam penjagaan stan dan perlengkapan juga acara, tetapi 90% persiapan dan eksekusi kegiatan ini dilakukan sepenuhnya oleh tim AYC. Iya, kami bersepuluh. 

Selain to-do list wajib yang disebutkan di atas, tim internal AYC sendiri banyak memberikan sumbangsih dan inisiatif demi terlaksananya kegiatan ini, contohnya yaitu pembuatan desain poster dan video bumper (ini tugas saya, yang hampir-hampir membuat saya stres karena perfeksionisme), pembuatan aplikasi scoring oleh Filbert, penggunaan Meta Oculus di stan AYC (thanks to Mas Rendy), usulan pemateri yang pro dari Khanif (yang satu almamater dengan dia), usulan tema BOSS dari Mas Dizkri (juga inisiatifnya dalam penyediaan stan dan souvenir), teknis dan pengemasan acara dari jagonya sie acara Sofi, waktu yang dikorbankan untuk hadir ke Jakarta (yang sangat berpengaruh pada tim AYC, yaitu Mas Rizal, Restu, dan Welly), juga Evan yang bersedia menyelesaikan semua administrasi event AKHLAK Day.

Saya sangat bersyukur ide AKHLAK Day itu muncul di AYC, yang membuat kami merasakan asyiknya ekstrakurikuler kantor. Karena mulai dari persiapan sampai eksekusinya ide-ide itu menjadi pengalaman yang luar bisa. Apresiasi setinggi-tingginya untuk tim AYC.

Kembali ke pertanyaan awal. Bagaimana ide yang sudah dibuat itu, bisa dieksekusi dan akhirnya dapat terlaksana dengan baik? Menyambung dari pembahasan sebelumnya, bahwa program kerja yang tertulis di dalam project charter hanya akan menjadi tulisan, timeline hanya akan petunjuk kapan kami harus melakukan apa, tanpa adanya eksekusi yang bagus, ide hanyalah sebatas ide, maka itulah tugas saya sebagai koordinator untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Tetapi faktor terbesar tentunya adalah tim itu sendiri. Sebuah tim yang dapat berkolaborasi untuk menjalankan proker tepat waktu. Sekali lagi, apa yang membuat semuanya mau melakukannya? Mungkin salah satunya karena kami menerapkan fun theory. Kami melakukannya karena berkumpul bersama adalah hiburan tersendiri. Bercanda saat meeting offline, ngomong ngelantur, merupakan sarana rekreasi setelah penat dengan pekerjaan.

Memang, hal itu bisa terlaksana karena 7 dari 10 anggota AYC berada di Jakarta, sehingga kami lebih memilih untuk melaksanakan rapat secara offline. Hanya dengan memesan ruang rapat, kami sudah bisa berkreasi tanpa batas. Saya ingat kami pernah ditegur oleh salah seorang peserta meeting di ruang sebelah, karena kami sangat 'ramai'. Ya, memang tidak ada yang bisa menjamin rapat anak-anak muda seperti meeting orang tua yang serius. Tentu saja porsi bercanda lebih banyak. Setelah teguran itu kami berpindah ruangan. Mengingatnya membuat saya ingin tertawa.

Seperti yang pernah saya tulis di blog sebelumnya (baca lebih lengkap: Son Isol Production: Game Studio Pertama dan Fun Theory), mengutip dari Ian Bogost, fun theory tidak akan berhasil tanpa adanya komitmen. Kami mungkin sangat menyukai kumpul AYC, tapi kami juga sangat serius untuk bisa menyukseskan semua kegiatannya.

Selain untuk bersenang-senang, melaksanakan strategi yang sama dengan tahun 2022, strategi lainnya untuk men-seratuspersen-kan timeline di project charter budaya, ialah membuat laporan/evidence untuk setiap kegiatan. Mulai dari babak Cerdas Cermat IT (CCIT), yaitu Babak Amanah 1, Babak Amanah 2, serta kegiatan BOSS. Hal ini menjadikan semua administrasi dan dokumentasi AYC menjadi lebih rapi, yang juga membuat kami dapat memonitor pelaksanaan program-program menjadi lebih baik.

Hal yang sama juga kami lakukan untuk program kerja terakhir kami di tahun 2023, yaitu BOSS 9. Kali ini kami mencoba hal yang baru, yaitu menggunakan format talkshow. Tema yang dibahas yaitu enterpreneurship. Judul lebih lengkapnya "Punya Bisnis? Tetapi Tetap Perform di Pekerjaan Apa Bisa?"

Sehingga, ketika kami melakukan evaluasi dan refleksi, 100% eksekusi program di tahun 2023 masih sama dan sesuai dengan ide yang kami presentasikan saat AoC Summit. Konsisten dan tepat waktu. Bahkan kami pun menginisiasi kegiatan AKHLAK Day di fungsi. Tentu saja kegiatan tersebut tidak akan berjalan tanpa bantuan dari stream AoC lain dan dukungan para manajemen.

Itulah serangkaian kisah AYC di tahun 2023, mungkin ada banyak hal yang belum bisa saya tuliskan, beberapa di antara tentu saja (hanya) menjadi core memory di otak saya. Hikmah-hikmah yang muncul tentu menjadi pelajaran berharga untuk kemudian hari.

Istirahat di Tahun 2024

Kalau boleh jujur, seharusnya AoC tidak hanya sekadar menjalankan program kerja, tetapi melihat ini sebagai ikhtiar jangka panjang, yang hasilnya akan dirasakan di tahun-tahun mendatang. Sesederhana membawa pertanyaan "apa yang ingin diubah?" Dalam kasus AYC, kami ingin mengubah silo mentality yang ada di dalam internal Fungsi, melalui program-program yang kami susun. Tentunya tidak semua program harus diperlakukan seperti melaksanakan pekerjaan, bukan? Harus ada sedikit pendekatan fun. Maka dari itulah di tahun 2022-2023 kami menjadikan tools yang bernama BOSS, AoC Compiler, CCIT untuk meningkatkan kompetensi dan semangat kolaborasi.

Pergantian kepengurusan ternyata memberikan sedikit efek kepada AYC. Selain karena petunjuk teknis program budaya di tahun 2024 berbeda dengan tahun 2023, entah apa maksud lainnya dari pembina AoC, sehingga terdapat perombakan total pada stream-stream yang ada. Mau tidak mau, AYC harus vakum, menjadi stream bayangan. Orang-orangnya masih menyimpan semangat "Accelerate Your Competence", tetapi secara formal sudah terpecah ke stream-stream yang baru. Program seperti BOSS, AoC Compiler, dan CCIT, apalagi AKHLAK Day, bukan lagi menjadi milik AYC. AoC Compiler dan CCIT bahkan tidak ada lagi yang mau melaksanakan. Warisan CCIT yang tersisa hanya akun quizizz yang masih digunakan oleh tim AoC. 

Hal-hal itulah yang menjadikan AYC tidak eksis lagi di dalam Surat Perintah (SP) AoC Fungsi. Tidak masalah. Toh, yang penting WA Group-nya masih aktif. Semangat ber-AYC juga pernah kami sampaikan saat AoC Summit 2024, apa saja ide dan gagasan kami untuk menyambut program kerja AoC 2024, yang ternyata hanya sebatas ide dan gagasan. Berbeda dengan tahun 2022-2023, waktu kami bersenang-senang dalam membesarkan AYC, di tahun 2024 kami harus beristirahat. Tetapi saya yakin, teman-teman AYC yang lain masih bersemangat di stream yang baru.

Tambahan: Sebuah Ide

Di WA Group AYC, pascavakum, saya pernah mengusulkan sebuah ide. Accelerate Your Competence bertransformasi (AYC 2.0) menjadi sebuah forum komunikasi (forkom) Agent of Change Fungsi ICT di Holding dan Subholding. Forkom tersebut masih membawa core value AYC, yaitu kompeten dan kolaboratif. Adanya AoC di fungsi ICT masing-masing entitas menjadi sebuah peluang untuk dapat berkolaborasi dalam peningkatan kompetensi pekerja dan mitra kerja. Dan usulan program AYC 2.0 tersebut adalah CCIT (Cerdas Cermat IT). Ini juga mengakomodir ide kami untuk menjadikan CCIT sebagai event besar tahunan, yang juga dapat diikuti oleh pekerja & mitra kerja subholding. Setelah ditiadakannya CCIT secara formal dari project charter budaya tahun 2024. Apa yang saya sebut sebagai beyond AoC. AoC harus berpikir menembus batas-batas yang ada. Apabila memang CCIT tidak ada secara formal di internal Fungsi, apabila memang ingin untuk diteruskan, maka harus mencari cara yang lain. Sehingga AYC 2.0 itulah yang saya usulkan.

Begitulah kira-kira perjalanan kurang lebih 2,5 tahun AYC di Fungsi kami. Selanjutnya saya akan menuliskan di esai yang terpisah, apa-apa saja hal yang saya pelajari ketika merealisasikan ide-ide bersama AYC. Salah satunya sudah saya temukan judulnya, yaitu "AYC adalah Guru Saya." Tulisan-tulisan tersebut tidak bermaksud apa-apa, selain untuk mengapresiasi kesembilan tim AYC (selain saya), yaitu Dzikri, Evan, Filbert, Khanif, Rendy, Restu, Rizal, Sofi, dan Welly. Juga sebagai ikhtiar keabadian, supaya kisah AYC ini dapat menjadi harta karun hikmah yang dapat kita temukan di masa depan. 

Sayang sekali rencana kita untuk foto bareng di studio masih belum terlaksana, Gengs.